Como controlar recebimentos de cartões?

Seu sistema perde para o excel no controle de recebimentos de cartão de crédito?

Sistemas de gestão financeira se tornaram cada vez mais sofisticados para atenderem a demanda de mercado. Gestão em nuvem e integrada, assim como APIs para parceiros, são alguns exemplos da maior sofisticação tecnológica dos últimos anos. No entanto, muitos sistemas ainda perdem para o excel no controle de recebimentos de cartão de crédito, impactando negativamente na retenção de clientes.

Nesse artigo explicamos porquê o controle de recebimentos de cartão de crédito é uma dor crescente para pequenas e médias empresas e como o seu sistema pode se antecipar e aumentar a retenção de clientes, integrando informações de recebimentos de cartão de crédito de uma forma incrivelmente simples.

Por que o controle de recebimento de cartão de crédito é uma necessidade crescente de pequenas e médias empresas?

Quem vende com cartões não recebe na hora que a transação é autorizada. Essa é uma premissa básica do funcionamento das bandeiras (Mastercard, Visa, Amex, etc), ou dos “arranjos de pagamentos abertos" como é o jargão regulatório.

Dado que o recebimento de vendas de cartão de crédito não acontece no momento da venda, mas a empresa precisa entregar o produto ou prestar o serviço no momento que o cliente compra, há um claro descasamento de entradas e saídas de caixa em negócios que aceitam pagamentos com cartão de crédito.

Nos últimos 5 anos, vimos um crescimento exponencial na aceitação do cartão de crédito como meio de pagamento, principalmente após a pandemia, com a aceleração de recebimentos de cartão de crédito provenientes de vendas online por pequenas e médias empresas.

Ou seja, se o cliente do seu sistema de gestão financeira atua no comércio ou com prestação de serviços e seu sistema não oferece uma gestão integrada de recebimentos de cartão de crédito, é bem provável que ele esteja fazendo esse controle de recebimentos com o excel (ou pior: no papel).

O controle de recebimento de cartão de crédito deve considerar as especificidades de cada negócio

Todos os recebimentos de cartão de crédito ocorrem após um período de tempo que a venda foi concluída. Mas nem todos os recebimentos de cartão de crédito são concluídos em iguais períodos.

Na prática, isso significa que cada negócio tem sua especificidade, o que aumenta a complexidade de uma boa modelagem do sistema que busca oferecer gestão integrada de recebíveis de cartões. 

Essas são algumas das possíveis diferenças que os empreendedores encontram no seu controle de recebimentos de cartão:

• Falamos muito de recebimentos de cartão de crédito, mas os recebimentos de cartão de débito também não acontecem na hora que a venda é feita. Como o período de recebimento do cartão de débito é de até 2 dias úteis, o impacto no caixa da empresa é menor, porém, não pode ser ignorado no controle de recebimentos.
  
  
• Existem diferentes meios para a aceitação de cartão de crédito, por exemplo, a empresa pode ter recebimentos por maquininhas, links de pagamentos, meios de pagamentos online, e até de marketplaces (ex: Mercado Livre). Cada meio de pagamento pode ter um período de recebimento que impacta o controle financeiro.
  
  
• O valor bruto de vendas é distinto do valor líquido a receber e, se não for feita uma modelagem adequada das taxas cobradas, pode haver divergências importantes no controle de recebimentos. Na sequência, vamos explicar os impactos no recebimento das antecipações e dos parcelamentos.
  
  
• O leitor provavelmente já ouviu falar no termo “chargeback”, que é o estorno das vendas motivado pelo comprador. Quando uma venda é cancelada, o prazo de recebimento pode variar de forma significativa, dependendo dos resultados da mediação e das boas práticas para evitar chargebacks implementadas pelos vendedores.

O recebimento de cartão de crédito pode alterar de acordo com parcelamentos e antecipações

Parcelamento “sem juros” é um hábito comum no mercado brasileiro, que impacta diretamente nos recebimentos de cartões. Quem oferece vendas parceladas, recebe de acordo com as parcelas que estão sendo pagas nas faturas dos clientes, que geralmente ocorrem em múltiplos de 30 dias. Alguns exemplos:

1. O vendedor ofereceu parcelamento em 3 vezes sem juros, seus recebimentos serão repassados em aproximadamente 30, 60 e 90 dias após a autorização da venda;
2. O vendedor ofereceu parcelamento em 5 vezes sem juros, seus recebimentos serão repassados em aproximadamente 30, 60, 90, 120 e 150 dias após a autorização da venda.

O leitor mais antenado já deve ter pensado, “mas e se meu cliente antecipa os seus recebimentos?”.

Na prática, de acordo com as regras da principais bandeiras, qualquer recebimento de cartão de crédito em um período menor do que 30 dias é considerado uma antecipação. Nesse contexto de parcelamento, há três possíveis cenários:

1. Antecipações são configuradas para recebimentos automáticos em até 2 dias, independente de parcelamento;
2. Antecipações são configuradas para recebimentos automáticos em 30 dias, independente da quantidade de parcelas;
3. Antecipações são feitas de forma pontual, em algum momento após a venda e antes do recebimento do valor total esperado.

Novamente, no controle de recebimentos de vendas de cartões de crédito, cada cenário deve ser modelado de maneira distinta.

O recebimento de cartão de crédito muitas vezes está distribuídos em várias contas, bancárias ou digitais

Para o controle de recebimentos de cartão ser completo, é preciso considerar as distintas contas configuradas nos meios de pagamentos. É comum ver pequenas e médias empresas com distintas contas bancárias e contas digitais, para aproveitar as ofertas de crédito ou de isenção de tarifas.

Inclusive, existem contas digitais atreladas ao próprio meio de pagamento, como é comum nas vendas de cartões associadas a marketplaces, o que tornou o controle de recebimentos mais complexo nos negócios que investiram em digitalização.

O controle do recebimento de cartão de crédito parece mais fácil pelo excel - MAS HÁ ALTERNATIVAS 😁

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